Категории

Кому доверять недвижимость? часть 2

7 минут на чтение


       Процесс управления коммерческой недвижимостью начинается с юридического оформления отношений между собственником и управляющей компанией. А проще - с выбора типа договора. Существует несколько вариантов договоров управления, каждый из которых имеет свои особенности.
       Наиболее полным и отвечающим всем требованиям для качественного развития объекта является "Договор доверительного управления". Этот договор не требует дополнительных актов и соглашений и дает управляющей компании очень большие полномочия. Но, в условиях российского рынка, именно это, обычно, и является поводом для отказа от такого вида сотрудничества. "Договор доверительного управления" дает управляющему возможности вплоть до отчуждения собственности. К тому же такой договор требует обязательной государственной регистрации и выделения на отдельный баланс, что мешает оптимизации налогообложения, как для собственника, так и для управляющей компании.
       "Агентский договор" - наиболее близок к договору доверительного управления из всех последующих. Он предусматривает возможность совершения управляющей компанией фактических действий (например, по эксплуатации объекта недвижимости), но не дает возможности отчуждения собственности.
       "Договор комиссии" и "Договор поручения" - не дают управляющему широких полномочий. В основном они касаются условий сдачи в аренду помещений и порядка взаиморасчетов. Отличаются тем, что в первом случае управляющий действует от своего имени, а во втором - от имени собственника.
       При заключении любого из перечисленных договоров стороны руководствуются конкретным распределением прав, обязанностей и рисков, отвечающих достигнутому соглашению.
       После подписания договора происходит процесс передачи здания в управление. Собственник передаёт управляющей компании информацию о техническом состоянии объекта, техническую документацию, а также всю имеющуюся правовую документацию (копии договоров), связанную с объектом. Ещё раз уточняет краткосрочные и долгосрочные цели, которых должен достичь управляющий. А тот, в свою очередь, должен в кратчайший срок составить план работ по техническому и финансовому управлению зданием, в котором должны быть отражены все эти цели и указаны способы их достижения.
       Такой план составляется в соответствии с конкретными условиями объекта, поэтому планы могут быть разными, но в любом случае они должны содержать:
       - Штатное расписание и должностные инструкции с указанием квалификации сотрудников
       - План действий на случай аварии, или стихийного бедствия и способы обеспечения безопасности
       - Способы связи с общественностью и схема сдачи в аренду площадей
       - Рекомендации арендаторам по ведению ими строительных работ и ремонтов (с четкими рамками и ограничениями)
       - Анализ работ по эксплуатации объекта и предоставлению коммунальных услуг
       - Анализ существующих и предполагаемых доходов и расходов, с составлением бюджета объекта
       - Предложения по страхованию объекта.
       Подбор управленческого, технического и административного персонала производится в зависимости от различных условий. Например, структурный и количественный состав сотрудников зависит, в основном, от размера здания. Но при этом следует учитывать и другие факторы: состав арендаторов, местоположение, удаленность от офиса управляющей компании, наличие поблизости других объектов, переданных в управление.
       Согласитесь, что специфика работы охраны в офисном здании и в ночном клубе сильно отличается, а нанимать двух управляющих на два соседних объекта не всегда целесообразно. При этом важно, чтобы комендант, или техник-смотритель, выполняющий некоторые функции управляющего, был хорошо проинструктирован по всем тем вопросам, за которые он будет отвечать в дополнение к своим основным обязанностям.
       Анализ рынка делается управляющим для ознакомления с ситуацией даже в том случае, если сдача помещений в аренду не входит в его обязанности. Это необходимо для того, чтобы можно было сравнить характеристики здания и величину арендных ставок с конкурентами. После получения этой информации управляющий должен сделать выводы и скорректировать ставки, улучшить условия обслуживания арендаторов, или пойти на уступки, если в этом возникнет необходимость.
       После тщательного изучения условий аренды, прав и обязанностей арендаторов и собственника здания, управляющий может вести переговоры с новыми потенциальными арендаторами. Для этого разрабатывается и воплощается в жизнь программа активного маркетинга, которая может включать в себя:
       - Публикацию объявлений о сдаче в аренду
       - Подготовка и распространение брошюр и бюллетеней с информацией о здании
       - Размещение рекламы в газетах и журналах
       - Почтовая рассылка рекламных предложений
       - Работа с риэлтерскими и посредническими фирмами
       Помимо работы по подбору новых арендаторов управляющий должен уделять внимание клиентам, уже снимающим помещения, изучать возможности продления договоров аренды, интересоваться их потребностями на предмет увеличения снимаемых площадей. При проведении таких переговоров, особенно с крупными арендаторами, управляющий должен быть готов обсуждать не только величину ставок, но и возможности улучшения условий аренды, благоустройства занимаемых ими помещений.
       План действий на случай аварии разрабатывается управляющим для обеспечения безопасности совместно с единой службой спасения и органами правопорядка. Он оформляется в виде брошюры и дополняется планами и схемами. Обычно такой план выдается каждому арендатору при заключении договора аренды вместе с другими документами. Во время вручения такого плана управляющий должен прокомментировать его и провести беседу с каждым арендатором о необходимости соблюдения правил безопасности и порядка действий в случае аварии, или бедствия. Само собой, что подробные инструкции должны получить сотрудники службы эксплуатации и охраны, ответственные за эвакуацию людей в подобном случае.
       План охраны здания составляется после подробного изучения всех особенностей объекта на предмет обеспечения его охраны. В зависимости от особенностей, нем могут предусматриваться как круглосуточная схема с постоянным присутствием охранников и использованием сложных приборов наблюдения, так и самостоятельное открытие и сдача объекта под охрану самими арендаторами.
       Одной из главных задач управляющего является минимизация расходов на техническое обслуживание здания и предоставляемые коммунальные услуги. Для того чтобы эти виды работ проводились качественно, вовремя, и не требовали лишних вложений, составляется план мероприятий по эксплуатации объекта. Этот план составляется на основе данных, полученных после осмотра здания. В первую очередь управляющий должен определить, какие виды работ служба эксплуатации сможет выполнить самостоятельно, а какие потребуют привлечения сторонних организаций. Обычно подрядчики приглашаются для производства работ по обслуживанию лифтов, охране объекта, уничтожению грызунов и насекомых, а также для проведения капитальных ремонтов и обслуживания сетей вентиляции, водоснабжения и канализации, систем энергоснабжения и связи. Постоянное наличие на объекте журнала регистрации заявок и жалоб от арендаторов с обязательной регистрацией предпринятых мер, позволит управляющему иметь представление о техническом состоянии объекта и планировать работы по устранению недостатков.
       Проведение перепланировок и работ по дополнительному благоустройству помещений арендаторов (устройство дополнительных перегородок, настил полов, замена электрооборудования и пр.) может быть ещё одним источником дохода для управляющей компании. При этом следует учесть, что если на неё возлагаются обязанности генерального подрядчика, то компания должна иметь специальную лицензию, страховку, и предоставлять гарантии на выполненные работы. В этом случае управляющему выгодно иметь сложившиеся связи с несколькими поставщиками и подрядчиками и знать их расценки.
       Планирование и контроль денежных поступлений и расходов требует от управляющего особого внимания. Прогнозируемый доход от аренды и другие виды денежных поступлений (стоянка, плата за перерасход коммунальных услуг, реклама на объекте и пр.), а также цифры расходов, полученные при составлении перечисленных планов, постатейно заносятся в бюджет объекта. Ежемесячный анализ выполнения бюджета дает представление о качестве работы управляющего не только для самой компании, но и для собственника.
       Обычно собственники коммерческой недвижимости - серьезные деловые люди, зачастую настолько загруженные, что после передачи в управление они редко посещают свои объекты и не вникают в тонкости арендной политики. Но при этом управляющий должен знать, что в отношениях с собственником недопустимы неожиданности (особенно отрицательного характера) и держать владельца в курсе дел на объекте - обязанность управляющего. После составления плана управления он должен разработать и согласовать с собственником ежемесячную форму для отчетности. Содержание этого документа может быть различным, но именно он будет показателем профессионализма управляющей компании и надежным способом общения с собственником здания.
       Взаимопонимание между управляющим и арендаторами - основа нормальных деловых отношений. Быстрое реагирование на взаимные пожелания и требования, постоянное общение позволит создать на объекте хорошую рабочую обстановку, поможет заранее выявить сложные вопросы, назревающие проблемы и найти способы их решения.
       В заключение следует еще раз отметить, что все усилия в работе управляющего должны быть направлены на выполнение задач, поставленных собственником. Иногда бывает, что человек, недавно ставший владельцем здания, или его части, не представляет, чего он может ожидать от своей недвижимости. В этом случае управляющий, основываясь на опыте работы компании, должен предложить собственнику оптимальные варианты развития объекта. Если же задача, которую предлагают решить управляющему, является заведомо невыполнимой, то он должен обязательно высказать свое мнение и попытаться убедить собственника недвижимости в необходимости пересмотра цели.
       Единственным случаем, когда управляющий обязан отказаться от выполнения задач, поставленных собственником, является незаконность этих задач. Профессионал должен понимать, что незапятнанная репутация управляющей компании это её основной капитал и гарантия появления новых партнеров.
             Директор по развитию УК "Норан" Сергей Миронов.
 Окт. 23, 2008, полночь